View on GitHub

Estonian Dynamics Partners

Laiendused Microsoft Dynamics 365 Business Central-ile

Laiendused | Kasutajajuhend | Mis on uut
ENG

Eesti e-arved | Kasutusjuhend

Eesti e-arve lahendus võimaldab teil vahetada e-arveid oma äripartneritega.

E-arve operaatoritena on toetatud:

Sisukord

Videojuhend

Video kasutusjuhend


Teenuse seadistamine

Avage RIK dokumendivahetusteenuse seadistus, Finbite (Omniva) dokumendivahetusteenuse seadistus või Unifiedpost (FitekIn) dokumendivahetusteenuse seadistus ning seadistage järgnevad väljad:

Kiirkaart / Väli Operaator Selgitus
Üldine    
Lubatud Kõik Aktiveerib teenuse ning loob automaatse andmevahetuse jaoks vajalikud ärjekorra kanded.
Võtmekasutaja Kõik Tema rollikeskuse teatistesse saadetakse automaatsete andmevahetustööde käigus tekkivad vead, mis vajavad lahendamist.
Tegevuse logimine Kõik Määrab, millise detailsusega peetakse andmevahetuse tegevuste logi. Testperioodil on soovitav kasutada valikut „Tegevuse teade ja XML sõnumid“, et saada probleemide lahendamiseks maksimaalselt infot. Logitud teated ja sõnumid on vaadeldavad lehel Tegevuse logi.
Aktiveeri Peppol Finbite Aktiveerib e-arvete saatmise läbi Peppoli. Kliendi kaardil tuleb määrata vastav PeppolId.
Aktiveeri roaming Unifiedpost Aktiveerib rahvusvaheliste e-arvete saatmise Eesti e-arve formaati kasutades. Kliendi kaardil saab määrata vastava kanali (channelId) ning kanali aadressi (channelAddress).
e-müügiarvete formaat Unifiedpost Määrab e-arve formaadi, milles saadetakse e-müügiarved partnerile.
e-ostuarvete formaat Unifiedpost Määrab e-arve formaadi, milles e-ostuarved saabuvad partnerilt.
Ühendus   Ühenduse vaikeväärtuste seadistamiseks saate kasutada tegevust Taasta URLide vaikeväärtused.
Teenuse id RIK Täpsustage teenusepakkujalt.
Teenuse saladus RIK Täpsustage teenusepakkujalt.
Kliendi parool RIK Täpsustage teenusepakkujalt.
Teenuse URL Kõik Finbite puhul leiate selle arvete halduse keskkonnast Üldinfo->Seaded->Andmevahetus ERP-ga.
Teenuse nimeruumi URL Finbite, Unifiedpost Vaikeväärtust ei ole vaja üldjuhul muuta.
SOAP nimeruumi URL Finbite, Unifiedpost Vaikeväärtust ei ole vaja üldjuhul muuta.
Autentimisfraas Finbite Leiate selle Finbite arvete halduse keskkonnast Üldinfo->Seaded->Andmevahetus ERP-ga.
Kasutajanimi Unifiedpost Täpsustage Unifiedpost’ist.
Parool Unifiedpost Täpsustage Unifiedpost’ist.
Põhiandmed    
Saada ühes PR kontoga tähis kohustuslik dim. nõue Unifiedpost Määratleb kas ühes PR Kontodega saadetakse ka Tähis kohustuslik dimensioonid, mis Fitekin-is määratakse kohustuslikeks kuluobjektideks vastavale kontole.
Kustuta kasutamata põhiandmed uute saatmisel Unifiedpost Määratleb, kas kasutamata Kontod/Dimensiooniväärtused/Hankijad kustutatakse FitekIn-ist enne uute andmete lisamist.
Dokumendid    
Võta arved muudetud alates RIK, Finbite Dokumendivahetuse sisemine järjehoida. Mittemuudetav.
Võta arved, mis on Finbite Määrab, millise olekuga ostuarved laetakse BC-sse:
a) Töödeldud - st peale nende töötlemist Finbite arvehalduses.
b) Vastu võetud - st kohe peale arve saabumist Finbite-i.
c) Kinnitatud - st peale arve kinnitamist Finbites.
Võta arve manused RIK, Finbite Määrab, kas võetakse e-arvega kaasasolevad manused. „Põhimanus“ on üljuhul arve PDF kujul.

Ühenduse testimiseks kasutage tegevust Testi ühendust.


Tööjärjekorra kanded

Teenuse aktiveerimisel luuakse automaatse andmevahetuse jaoks Tööjärjekorra kanded. Tööjärjekorra kannete vaatamiseks klikkige teenuse seadistuses Tööjärjekorra kanded.

Tööjärjekorra kanne Parameetrijada Selgitus
Saada PR kontod SEND-ACC Saadab PR kontod, millel on märge Saada Finbite/FitekIn.
Saada dimensioonid SEND-DIM Saadab dimensioonid, millel on märge Saada Finbite/FitekIn.
Saada hankijad SEND-VEND Saadab hankijad millel on märge Saada Finbite/FitekIn.
Ainult Finbite - saab põhiandmetena saata ka kliente.
Võta ostuarved GET-PINV Võtab operaatori serverist ostuarved ning salvestab need tabelisse Sissetulevad dokumendid.
Saada kont. ostuarvete nr. SEND-PINV-NO Saadab konteeritud ostuarve numbri Finbite/FitekIn keskkonda.
Saada järjek. müügiarved SEND-SINV Saadab konteeritud müügiarved (ning konteritud müügi kreeditarved), mille E-arve olek on „Ootab saatmist“ või „Saatmise tõrge“. Kliendil peab olema Dokumendi saatmise profiil, millel on seadistatud Eesti e-arve.
Saada järjek. hooldusarved SEND-SMINV Saadab konteeritud hooldusarved (ning konteeritud hoolduse kreeditarved), mille E-arve olek on „Ootab saatmist“ või „Saatmise tõrge“. Kliendil peab olema Dokumendi saatmise profiil, millel on seadistatud Eesti e-arve.

Seadistage töödele soovitud sagedus ning aktiveerige iga töö tegevusega Sea olekuks Valmis. Käsitsi saab andmevahetuse tegevusi käivitada RIK/Finbite/Unifiedpost dokumendivahetusteenuse seadistuse toimingute ribalt.


Andmevahetustegevuste logi

Kõik andmevahetuse tegevused logitakse. Tõrgete korral aitavad need teid probleemi lahendamisel. Andmevahetustegevuste logi sissekanded lingitakse andmetega järgnevalt:

Andmekirje / Leht Andmevahetustegevus
RIK/Finbite/Unifiedpost dokumendivahetusteenuse seadistus -Kontoplaani ja dimensioonide saatmine
-Hankijate ja klientide saatmine
-Ostuarvete vastuvõtmine
Sissetulev dokument -Ostuarvega seotud manuste vastuvõtmine
-Konteeritud ostuarve nr. saatmine
Konteeritud müügiarve ( või kreeditarve) -Müügiarve saatmine
Konteeritud hooldusarve ( või hoolduse kreeditarve) -Hooldusarve saatmine

Logi sissekannete vaatamiseks klikkige seadistusel või dokumendil Tegevuse logi.


E-arvete vastuvõtmine

E-arvete vastuvõtmine on tavaliselt seadistatud automaatseks tegevuseks. Selle kontrollimiseks avage RIK/Finbite/Unifiedpost dokumendivahetusteenuse seadistus, veenduge, et see on Lubatud ning klikkige Tööjärjekorra kanded. Avage töö „Võta ostuarved“ ning veenduge, et see on seadistatud ja töötab nii nagu soovite.

Juhul, kui soovite arvete vastuvõtmist kävitada käsitsi, saate seda teha teenuse seadistuse lehel tegevusega Võta ostuarved.

Vastu võetud e-arved salvestatakse tabelisse Sissetulevad dokumendid.


E-arvete salvestamine ostuarveks

Lahenduse funktsionaalsust (sh ostuarveks salvestamisel ning loodud arve ridade info hoidmisel) saab juhtida Ostude ja ostuv. seadistus lehel:

Ostude ja ostuv. seadistus

Protsess:

Avage Sissetulevad dokumendid. Valige saabunud e-arve, mille soovite salvestada ostuarveks ning klikkige Loo dokument.

Kui tegevus ebaõnnestus, siis vaadake Sissetuleva dokumendi kiirkaarti Tõrked ja hoiatused.


Automaatseks ostuarve loomiseks tuleks seadistada BC töövoog, kasutades malli Sissetulevate dokumentide edastuse töövoog (Incoming Document Exchange Workflow).


E-arvest ostuarve loomisel kasutatakse järgnevat loogikat:

  1. Hankija tuvastatakse järgmises järjekorras:
    a) BC Hankija koodi alusel (XML-is “UniqueCode” tag)
    b) Registreerimisnumbri alusel
    c) KM Koodi alusel
    d) Nime alusel (süsteem otsib täpset vastet XML-is olevale hankija nimele)
    Hankija puudumisel on võimalus hankija automaatselt luua (eeldusel, et Riigid/regioonid tabelis on seadistatud Uue hankija mall) aga see ei ole soovituslik.
    Finbite-ist tulevatel ostuarvel saab riigi määranguks olla “EE”, “LT”, “LV” või “ZZ”, kus viimane tähistab kõiki ülejäänud riike. Seega tuleks luua Riigid/regioonid tabelisse välishankijat tähistav nn virtuaalne riik tähisega “ZZ”.
  2. Kaubad tuvastatakse ainult juhul kui Aktiveeri kaupade tuvastamine e-arvelt on aktiveeritud Ostu ja ostuv. seadistus lehel.
    Kaubad tuvastatakse järgmises järjekorras:
    a) BC kauba nr. (BuyerProductId tagis oleva koodi alusel)
    b) EAN (esmalt GTIN kauba kaardil, seejärel vöötkood kauba viidetes)
    c) Müüja kauba kood (esmalt kauba viidetes, seejärel vaadatakse, kas vastavat BC kauba nr. leidub (kuna Finbite-is käsitsi loodud kaubad saadetakse ka kui SellerProductId))
  3. Kulukontod ja dimensioonid võetakse e-arvest juhul, kui need on seal olemas – st. eelkonteerimine on tehtud operaatori arvehalduskeskkonnas.
  4. Kui konto e-arvel puudub, siis kasutatakse Vastenda tekst kontoks funktsionaalsust, kust kõigepealt otsitakse e-arve rea kirjeldusele vastet ning kui seda ei leita, siis hankija nimele vastavat seadistust. NB! Vastendamises on lubatud filtri kujul seadistused.
  5. Viimases järjekorras kasutatakse Ostu ja ostuv. seadistus lehel, Vaikekontod kiirkaardil määratud vaikekontosid.
  6. KM toote konteeringurühm võetakse e-arvelt (juhul, kui see on seal olemas ning seadistuses KM toote konteeringurühma otsimine lubatud). Viimase puudumisel kasutatakse leitud kauba või PR konto vastavat määrangut.
    NB! Kui e-arvel on väiksem KM %, kui kauba või PR konto KM toote konteeringurühmal, leiab süsteem esimese KM toote konteeringurühma (kombinatsioonis hankija pealt tuleva KM äri konteeringurühmaga), millel on sama KM % kui e-arve real, ning kasutab seda.
  7. Allahindlus lisatakse arvereale ainult juhul kui Aktiveeri allahindluste tuvastamine e-arvelt on aktiveeritud Ostu ja ostuv. seadistus lehel ja kui e-arvel on allahindluse info leitav ning kui lisatud info läbib kontrollid (nt rea summa miinus rea allahindlus peab võrduma e-arve SumBeforeVAT summaga).



Osturea andmete säilitamise määrangud

Väli Valikud ning selgitus
Säilita kirjeldus ning ühiku hind Sellest määratlusest sõltub, kas peale muudatust ostuarve rea väljadel Nr. või Asukoha tähis säilitatakse muudatuse eelne info väljadel:
Kirjeldus/Märkus, Mõõtühiku tähis, Otsene ühikukulu, Rea hinnaalandi summa

a) Ei (BC Standardloogika) - st toimib Business Centrali standardloogika ehk nt PR Konto muutmisel kustub info ülaloetletud väljadelt.
b) e-arve ridadel - st kui arverida on XML-ist loodud, siis nt PR Konto muutmisel ei kao info ülaloetletud väljadelt.
c) kõikidel ridadel - st vahet pole, kas arverida pärineb e-arvelt või on käsitsi sisestatud, igal juhul ei kao info ülaloetletud väljadelt, kui muudetakse real välja Nr. või Asukoha tähis.

NB! Kui on tehtud valik b) või c), siis lahendus ei luba muuta rea tüüpi (nt PR Konto asemele panna Kaup). Soovides rea tüüpi muuta, tuleks esmalt luua uus rida soovitud andmetega ning seejärel e-arvelt tekkinud rida kustutada.
Rea dimensioonide muutmise loogika Sellest määratlusest sõltub, kuidas peale muudatust ostuarve rea väljadel Nr., Projekti nr, Projekti ülesande nr. muutuvad rea dimensioonid.

a) Vaikedimensioonid (BC Standard) - st toimib nagu seni, ehk real olevad dimensioonid sõltuvad sellest millised vaikedimensioonid reale tulevad.
b) Küsi kasutajalt - st iga muudatusega ülalloetletud väljadel kontrollitakse, kas dimensioonikogumi ID on muutunud ning kui on, siis küsitakse kasutajalt, kas muuta dimensioonid vastavalt vaikedimensioonide väärtustele. Kui kasutaja vastab Jah, siis muutuvad dimensioonid nagu valikuga a) ning kui vastab Ei, siis dimensioonid ei muutu.
c) Säilita e-arve ridadel - st juhul kui arverida on XML-ist loodud, siis lahendus säilitab enne muudatuse tegemist real olnud dimensiooniväärtused.


E-arvete saatmine

Kui soovite kliendile saata arveid e-arvena, avage kliendi kaart ning määrake vastav Dokumendi saatmise profiil.

Rahvusvaheliste e-arvete saatmiseks aktiveerige Finbite-i tarbeks Peppol või Unifiedpost-i tarbeks roaming. Lisaks vaja Kliendi kaardil täita:

Väli Selgitus
Kanal (ChannelId) Määratleb Unifiedposti jaoks rahvusvahelise kliendi kanali ID (nt PEPPOL, fEAb, INEX, ERIGA). Väärtus lisatakse XML-is Invoice tagi atribuudina channelId.
PeppolId või Channel-i aadress Määratleb Finbite jaoks kliendi Peppoli ID (nt 0192:979920261), mida kasutatakse XML-is PartyEN laienduses.
Unifiedposti jaoks aga määratleb kliendi rahvusvahelise kanali aadressi (sh PeppolId ning selle saab kliendi käest või soome puhul vt. https://verkkolaskuosoite). Väärtus lisatakse XML-is Invoice tagi atribuudina channelAddress.

Kui e-arve profiil puudub, avage Dokumendi saatmise profiilid ning looge uus profiil:

Väli Väärtus / Selgitus
Tähis “E-ARVE”
Kirjeldus “E-arve”
Eesti e-arve Valige oma operaator
Saada Eesti e-arve automaatselt Konteeritud arve E-arve olek saab väärtuse “Ootab saatmist” ja saadetakse Tööjärjekorra tööga “Saada järjekorras müügiarved”
Ära saada null summaga arvet Automaatselt ei saadeta arveid, mille summa on 0 (null)
Finbite kättetoimetamisviis Valige sobiv (vaikeväärtus tühi tähendab, et kanali otsustab Finbite).
NB! Kui valikuks on Pank, siis edastatakse serviceId-na konteeritud arvelt makse viitenumber ning channelId-na maksja kliendikaardilt eelistatud pangakonto IBAN.
Finbite arvehaldus Kas müügiarve läheb kohe kliendile või esmalt Finbite arvehaldusesse (viimases tuleb siis manuaalselt müügiarve kliendile edasi saata).


E-arve saatmiseks kasutage arvel tegevust Konteeri ja saada või juba konteeritud arvel tegevust Saada.
Kui kliendile on määratud dokumendi saatmise profiil, kus aktiveeritud “Saada Eesti e-arve automaatselt”, siis saadetakse e-arved tööjärjekorraga ka lihtsalt tegevust Konteeri kasutades.


Saatmise oleku kohta annab infot konteeritud arve väli E-arve olek:

Väärtus Selgitus
Ootab saatmist Dokumenti ei ole veel ära saadetud aga seda teeb hiljem tööjärjekord (kui viimane on aktiveeritud).
Saatmistõrge Dokumendi saatmisel tekkis tõrge.
Saadetud Finbite Dokument on saadetud e-arve operaatorile Finbite.
Saadetud Unifiedpost Dokument on saadetud e-arve operaatorile Unifiedpost.

Saatmata e-arveid saadab perioodiliselt tööjärjekorra töö „Saada järjek. müügiarved“.

Töö saadab arveid, mis vastavad järgnevatele tingimustele:

Juhul, kui arve saatmisel tuleb tõrge, et dokument on juba saadetud aga sellest hoolimata soovitakse saata mingil põhjusel e-arve uuesti, siis saab konteeritud müügiarvete (samuti konteeritud hooldusarvete ning müügi- ja hoolduse kreeditarvete) registris valida toimingu Saada… ning avanenud aknas märkida Saada juba saadetud e-arve uuesti.

Juhul, kui arve saatmisel on tõrge, mida ei ole võimalik lahendada, siis on soovitav peatada arve saatmiskatsed.
Selleks klikkige arve väljal E-arve olek, mis avab andmevahetustegevuste logi. Logi sulgemisel saate valida, kas soovite saatmise peatada.


EU formaadis saatmise eeltingimused

Selleks, et õnnestuks EU formaadis e-müügiarvete saatmine peab olema täidetud mõned tingimused:


EU formaadis vastuvõetud arve töötlemise eeltingimused

Selleks, et õnnestuks EU formaadis vastuvõetud e-ostuarve töötlemine peab olema täidetud mõned tingimused:


Põhiandmete saatmine

Finbite arvehaldusesse ja FitekIn-i on võimalik saata järgmised põhiandmed:

Vastavates registrites tuleb märkida on väli Saada Finbite/FitekIn nendele kirjetele, mida soovite Finbite-i edastada.
Andmete saatmiseks ühekordselt avage vastav Dokumendivahetusteenuse seadistus ning käivitage Toimingud -> Põhiandmed alt vastav tegevus:

Andmeid saadetakse perioodiliselt, kui teil on seadistatud ja töötavad vastavad tööjärjekorra kanded.

Täpsema info saamiseks, palun võtke ühendust partneriga:
Estonian Dynamics Partners