Ettemaksude haldus - Kasutusjuhend
Kliendipõhise ja/või hankijapõhise ettemaksu funktsionaalsus võimaldab BC-s järgmist:
- Väljastada ettemaksunõuet ehk ettemaksuarvet.
- Käibemaksuseadusest tulenevalt käsitleda klientide ettemaksu kui käivet ning arvestada sellelt käibemaksu.
- Kliendi/Hankija ettemaksude üle arvestust pidada ning neid kasutada (maha arvata) kliendile/hankijale esitatavatel põhiarvetel.
- Kliendipõhise ettemaksu funktsionaalsus toetab ka standardis olevat ettemaksu realiseerimata käibemaksu lahendust.
- Siduda ettemakseid projektimooduliga.
Seadistamine
Funktsionaalsuse kasutamiseks on vajalikud standardse ettemaksu seadistused. Üld. konteeringu seadistuses peab olema määratud Müügi ettemaksu konto/Ostu ettemaksu konto.
Ettemaksu realiseerimata käibemaksu seadistus
Kui soovitakse, et ettemaksuarvete käibemaks läheks KM deklaratsiooni alles seejärel kui arve on tasutud, siis tuleb teha järgenvad seadistused.
Esimese sammuna tuleb Pearaamatu seadistuses märkida linnuke Ettem. realiseerimata KM.
Teiseks tuleb KM konteerimise seadistuses soovitud KM äri konteeringurühma ja KM toote konteeringurühma kombinatsioonidel ära määrata Realiseerimata KM liik (näiteks Protsent) ning lisaks tuleb määrata ka Real-mata müügi KM konto.
Kasutamine
Kliendipõhise ettemaksu registreerimine ja ettemaksuarve väljastamine
BC-s registreeritakse kliendipõhine ettemaks müügiarve kaudu ning hankijapõhine ettemaks ostuarve kaudu. Selleks luuakse kliendile müügiarve või hankijale ostuarve, mille reale valitakse konto, mis esineb üld. konteeringu seadistuses veerus Müügi ettemaksu konto või hankija puhul Ostu ettemaksu konto.
Projektiga setoud etteamksu arve loomine saab, saranselt projekti müügiarvetega, alguse Projekti plaanimisrealt ning sellele rakendub eelpoolmainitu. Projektipõhise etteamksu arve korral lisatakse Ettemaksuandmikusse ka Projekti nr. ning Projekti ülesande nr.
Tähtis
Ettemaksu arve koostamisel märgitakse taustal väli Kliendipõhine ettemaksuarve/Hankijapõhine ettemaksuarve konteerimsiel automaatselt (välja väärtus kandub üle konteeritud arvele või konteeritud kreeditarvele).
Sellest tulenevalt rakendub järgnev:
- Arvete konteerimisel kasutatakse konteeritud ettemaksu arvete/kreeditarvete numbriseeriaid.
- Sellise arvega saab müüa/osta ainult ettemaksu kontodelt, mis on määratud üld. konteeringu seadistuses. Kontroll toimub konteerimisel.
Kui müügiarve reale valitakse müügi ettemaksu konto (ja ostuarve real vastavalt ostu ettemaksu konto), siis loob BC automaatselt ettemaksukanded ettemaksuandmikusse ja konteeritud arve välja trükkimisel (kas nupust Konteeri ja prindi või konteeritud arvete loendist) prinditakse välja ettemaksuarve.
Kliendipõhiste ja/või hankijapõhiste ettemaksukannete kontrollimine
Ettemaksukandeid saab kontrollida kahel viisil.
- Klientide/hankijate loendis või kliendi/hankija kaardil olevas kiirinfoaknas Ostja-kliendi müügi ajalugu/Müüja-hankija ajalugu, kus avatud ettemaksu kannete arv kuvatakse väljal Avatud ettemaksude arv
- Arve, -tellimuse või kreeditarve lehel olevas kiirinfoaknas Ostja-kliendi müügi ajalugu/Müüja-hankija ajalugu, kus avatud ettemaksu kannete arv kuvatakse väljal Avatud ettemaksude arv
Numbrit klõpsates avaneb leht, kus kuvatakse kliendi/hankija ettemaksuandmiku kanded
Tähtsamate väljade selgitused:
| Väli | Selgitus |
|---|---|
| Summa | Algne ettemaksu summa. |
| Jääksumma | Kasutamata ettemaksu summa. |
| Avatud | Märge väljal viitab, et ettemaksukanne on avatud ja seda saab saab kasutada (sel juhul on Jääksumma nullist erinev). |
| Kliendi/Hankija kande nr. | Viide kliendi/hankija andmikukande numbrile, millega seoses loodi kanne ettemaksuandmikusse. |
| Arve makstud | Viitab, kas ettemaksukande eest on kliendilt laekumine (hankijale ülekanne) tehtud või mitte. Kui see on Ei, siis on kliendi/hankija andmikukanne avatud ehk kliendilt/hankijalt pole veel ettemaksu laekumist BC-s registreeritud. Jah puhul on kliendi/hankija andmikukanne suletud, mis viitab registreeritud laekumisele/maksele. |
| Projekti nr. / Projekti ülesnde nr. | Lisatakse kannetele kui ettemaks on seotud projektiga ehk kui ettemaksu arve on loodud Projekti plaanimisrealt. |
Tähtis
Arvestama peab sellega, et Ettemaksuandmikus kuvatavad read, ei ole kliendi ettemaksu laekumised (hankijale ettemaksu tasumised). Seda, kas ettemaks on kliendilt laekunud (hankijale tasutud), kuvab ettemaksukandel välja Arve makstud väärtus. Kui see on Ei, siis on kliendi/hankija andmikukanne avatud ehk kliendilt/hankijalt pole veel ettemaksu laekumist/tasumist BC-s registreeritud. Jah puhul on kliendi/hankija andmikukanne suletud, mis viitab registreeritud laekumisele/maksele.
Kasutades tegevusnuppu Navigeeri saab vaadata märgitud ettemaksukandega seotud arvet ja kandeid.
Ettemaksu kasutamine
Kliendi ettemaksu saab kasutada konteerimata müügitellimusel ja -arvel või projekti plaanimisridadel kasutades selleks nuppu Too kliendipõhine ettemaks.
Hankija ettemaksu saab kasutada konteerimata ostutellimusel ja -arvel, kasutades selleks nuppu Too hankijapõhine ettemaks.
Avaneval lehel kuvatakse avatud ja jääksummadega ettemaksukanded, mille seast märgitakse kanne, mida soovitakse kasutada ja vajutatakse nuppu OK.
OK vajutamisel toimuvad järgmised kontrollid:
- Kontrollitakse, et kande valuuta vastab dokumendi või projekti valuutale.
- Kontrollitakse, et kande ettemaksu liik ei oleks Tellimusepõhine ehk, et kanne oleks Kliendipõhine.
Kandelt kopeeritakse uuele dokumendi reale või projekti plaanimisreale:
- konto nr.
- kirjeldus
- kõik konteeringurühmad
- müügireal/ostureal/projekti plaanimisreal täidetakse väli Seotud ettemaksukande number seotud ettemaksu kande numbriga. Väli on peidetud ja selle infot saab vaadata ainult zuumi kasutades
- rea koguseks täidetakse miinus üks (-1).
- juhul kui arve summa käibemaksuga on väiksem kui avatud ettemaks, siis vähendatakse selle järgi arvele toodavat summat.
Tähtis
- Müügidokumendile/ostudokumendile/projekti plaanimisreale valitakse ettemaksuridu ükshaaval, st et korraga mitut rida valida ei saa.
- Kui ettemaksukandel olevat jääksummat ei soovita korraga kasutada, siis vähendatakse ettemaksurea summat veerus Ühiku hind KM-ta / Ühiku hind. Sel juhul jääb ettemaksukanne pärast dokumendi konteerimist jääksummaga avatuks.
- NB!Projektipõhise ettemaksu puhul tuleb seejärel projekti plaanimisrealt luua müügiarve.
- Ettemaksureaga müügidokumendi/ostudokumendi konteerimisel kontrollib BC, kas ettemaksuga müügirida/osturida ei ületa ettemaksukande jääksummat. Vea korral kuvatakse kasutajale veateade.
- Kui kogu ettemaksusumma kasutati ära, siis pärast müügidokumendi/ostudokumendi konteerimist märgitakse ettemaksukanne suletuks ja seda ei saa enam dokumendile valida.
- Kui ettemaksusummast kasutati ainult osa, siis jääb ettemaksukanne avatuks ning kande jääki saab kasutada mõne teise dokumendiga.
Ettemaksuarve tühistamine
Juba konteeritud kliendi- ja/või hankijapõhise ettemaksuarve tühistamine käib läbi kreeditarve. Arve saab luua nullist või kasutada funktsionaalsust Kopeeri dokument, samuti võib Konteeritud arvete loendis kasutada funktsiooni Loo parandav kreeditarve.
Ettemaksu kreeditarve koostamisel märgitakse taustal väli Kliendipõhine ettemaksuarve/Hankijapõhine ettemaksuarve konteerimisel automaatselt. See määrab, et konteeritud kreeditarve number võetakse seadistusega määratud ettemaksu kreeditarve numbriseeriast.
Kreeditarve reale valitakse üld. konteeringu seadistuses esinev müügi ettemaksu konto (hankijapõhise ettemaksu puhul ostu ettemaksu konto), kogus 1, summa ning väljale Seotud ettemaksukande nr. ettemaksukande number, mida soovitakse tühistada.
Tähtis
- Kreeditarve konteerimisel kontrollitakse, kas väljale Seotud ettemaksukande nr. on ettemaksukande number valitud. Kui seda pole tehtud, siis kuvatakse kasutajale konteerimisel veateade.
- Kui ei soovita kogu ettemaksukannet tühistada, siis vähendatakse kreeditarvel ettemaksurea summat veerus Ühiku hind KM-ta. Sel juhul jääb ettemaksukanne pärast dokumendi konteerimist jääksummaga avatuks (jääksummat vähendatakse kreeditsumma võrra).
- Ettemaksureaga kreeditarve konteerimisel kontrollib BC, kas ettemaksuga rida ei ületa ettemaksukande jääksummat. Vea korral kuvatakse kasutajale veateade.
- Kui kogu ettemaksusumma tühistati, siis pärast kreeditdokumendi konteerimist märgitakse ettemaksukanne suletuks ja seda ei saa enam dokumendile valida.
- Kui ettemaksusummast tühistati ainult osa, siis jääb ettemaksukanne avatuks ja kande jääki saab kasutada mõne teise dokumendiga.
Kuidas tühistada arvet, millel on kasutatud ettemaksu
Tühistamine toimub läbi kreeditarve või tagastuskorralduse. Dokumendi saab luua nullist, kasutades funktsionaalsust Kopeeri dokument või tagastuskorraldusel tegevust Too konteeritud dokumendiread ümberpööramiseks.
Dokumendireale valitakse (kopeeritakse) üld. konteeringurühmade seadistuses määratud müügi ettemaksu konto (hankijapõhise ettemaksu puhul ostu ettemaksu konto) number, kogus -1, summa. Väli Seotud ettemaksukande nr. jäetakse tühjaks.
Märkus
- Pärast konteerimist luuakse kliendile/hankijale uus ettemaksuandmiku kanne, mida uue dokumendi puhul kasutada.
Täpsema info saamiseks, palun võtke ühendust ühega partneritest:
Estonian Dynamics Partners